Une bonne gestion des frais de formation dans les entreprises passe par une comptabilisation structurée et réglementée. L’utilisation correcte des comptes comptables de formation garantit à l’entreprise une vision claire et précise de ses finances. Cet article présente de manière détaillée comment traiter les frais de formation des salariés dans les différents contextes budgétaires.
Comment comptabiliser les frais de formation des salariés ?
Pour chaque entreprise, la comptabilisation des frais de formation peut différer selon plusieurs critères. Analysons les différentes méthodes et les comptes utilisés.
Les frais de formation des salariés peuvent prendre plusieurs formes et être enregistrés de différentes manières selon le contexte et la logique comptable de l’entreprise. Selon la réglementation et le corps administratif, ces frais doivent être imputés à des comptes spécifiques pour faciliter le suivi et la gestion.
- Les comptes 6228 (honoraires et rémunérations d’intermédiaires) sont utilisés lorsque les frais sont liés à des services professionnels externes.
- Les comptes 6188 (frais divers) sont généralement réservés aux dépenses spécifiques non catégorisées.
- Le compte 641 (rémunérations diverses) regroupe les différentes rémunérations versées aux salariés en formation.
Comptabiliser les frais de formation externe des salariés : 6228 ou 6333 ou 6188
Les frais de formation sont souvent associés à des prestations externes ou des services fournis par des organismes de formation. En fonction de la nature de ces frais, il existe plusieurs comptes spécifiques où les enregistrer.
Lorsque les frais de formation sont engagés dans le cadre de la mise en service d’une immobilisation corporelle ou incorporelle, ils peuvent être incorporés au coût d’acquisition de cette immobilisation. Cette approche suit le règlement ANC n° 2019-09, transformant ces coûts de formation en investissements.
Si l’entreprise finance la formation sans qu’il y ait une contrepartie attendue (comme pour des contributions OPCO), ces frais sont souvent associés à des impôts et taxes, et non à des charges directement liées au personnel. Les avis divergent sur l’utilisation de comptes spécifiques pour la formation, différentes doctrines comptables recommandant des pratiques variées. Voici un tableau explicatif des principaux comptes utilisés :
| Compte | Description |
|---|---|
| 6228 | Honoraires et rémunérations d’intermédiaires |
| 6188 | Frais divers |
| 6333 | Impôts et taxes – Formation professionnelle continue |
| 401 | Fournisseurs |
La solution alternative : le compte 648 autres charges de personnel
Pour certaines entreprises, les frais liés à la formation peuvent être considérés comme des charges de personnel, surtout quand ils impactent directement les salaires des employés. Ainsi, le compte 648 peut être utilisé pour regrouper ces frais spécifiques.
Le compte 641 (salaires bruts) englobe les salaires bruts des salariés, tandis que les frais plus divers peuvent être débité du compte 645 (charges sociales) ou regroupés dans le compte 648 (autres charges de personnel).
- 641 : Salaires bruts
- 645 : Charges sociales
- 648 : Autres charges de personnel
Cela permet une gestion plus claire et précise des coûts de formation, sans les diluer dans les comptes habituels des services externes. Cette méthodologie vise à offrir une meilleure visibilité sur les investissements en développement des compétences des salariés.
Les différentes méthodes de comptabilisation des frais de formation
Il existe plusieurs méthodes pour comptabiliser les frais de formation en fonction du bénéfice attendu, du type de formation et des choix stratégiques de l’entreprise. Examinons ces méthodes de manière structurée :
Méthode n°1 : comptabilisation des frais de formation en impôts et taxes
Si les dépenses de formation ne génèrent pas de contrepartie directe pour l’entreprise, elles peuvent être comptabilisées en tant qu’impôts et taxes. Ce cas est fréquent lorsque le salarié utilise son compte personnel de formation ou en cas de licenciement/démission. Ici, les frais de formation peuvent être enregistrés dans le compte 6333 et les charges affiliées dans le compte 44566 (TVA sur autres biens et services).
Méthode n°2 : comptabilisation des frais de formation en services extérieurs
Les frais de formation fournis par des organismes externes peuvent être imputés au compte 6228 (honoraires et rémunérations d’intermédiaires) ou au compte 6188 (frais divers), en fonction de la nature des services obtenus.
Méthode n°3 : comptabilisation des frais de formation en immobilisations
Dans certains cas, les frais de formation peuvent être incorporés au coût d’acquisition d’une immobilisation, conformément au règlement ANC n° 2019-09. Cela transforme les frais de formation en actifs plutôt qu’en charges, valorisant ainsi le patrimoine de l’entreprise.
Comptabiliser la rémunération du salarié en formation : 641 et 645
Quand un salarié suit une formation, il continue de percevoir sa rémunération, qui doit être comptabilisée différemment selon le contexte. Les comptes 641 et 645 permettent cette distinction.
La rémunération brute des salariés en formation peut être imputée au compte 641 (salaires bruts), tandis que les charges sociales afférentes seront comptabilisées dans le compte 645 (charges sociales).
Dans les cas où un employeur participe financièrement à la formation professionnelle continue, ces charges doivent également être enregistrées en conséquence. Le compte 6333 (participation des employeurs à la formation professionnelle continue) sera utilisé pour ces contributions spécifiques.
Pour plus de détails sur la gestion des coûts et des investissements dans un contexte international, notamment pour l’export, veuillez consulter notre article détaillé sur l’export au Cambodge.